Die digitale Transformation geht im Rechnungswesen vor allem mit zunehmender Automatisierung der Abläufe einher. 100% Digitalisierung bedeutet das schon seit Jahrzehnten prognostizierte papierlose Büro. Verglichen mit anderen Unternehmensbereichen ist in der Buchhaltung der Arbeitsplatz, vor allem in Kleinst- und Kleinunternehmen, aber noch in hohem Maß manuell strukturiert und das papierlose Büro in weiter Ferne.
Wie können bzw. sollten sich die folgenden Prozesse im Zuge der Automatisierung verändern?
1. Elektronische Eingangsrechnung (ER, Purchase-to-Pay-[PtP-]Prozess)
Der PtP-Prozess umfasst alle Tätigkeiten, die in Zusammenhang mit dem Einkauf von Waren oder Dienstleistungen anfallen, also: Bestellung, Erfassen des Wareneingangs, Verbuchung der ER, Bezahlung des Lieferanten.
PtP ist jener Prozess, in den bisher i.d.R. die meisten Automatisierungsbemühungen fließen, der aber gleichzeitig erfahrungsgemäß noch den geringsten Digitalisierungsgrad aufweist. Das liegt vor allem an der hohen Zahl und am internen Freigabeprozess. Komplexität entsteht vor allem durch die Vielzahl und Vielfalt der ER bzw. ihrer Formate. So drucken in Österreich und Deutschland rd. 60 % der Unternehmen elektronisch einlangende ER aus. Umgekehrt scannen über 60 % der Unternehmen jene ER ein, die sie in Papierform erhalten. Und nach der Digitalisierung der ER vernichtet rund ein Viertel der Unternehmen den Originalbeleg.
OCR (Texterkennung) eignet sich als Verfahren gut, um vom Lieferanten in Papier- oder PDF- übermittelte ER auszulesen und automatisiert weiterzuverarbeiten. Am OCR-Einsatz wird vor allem die Fehleranfälligkeit kritisiert. Eine Alternative wäre etwa ein QR-Code.
Vergleichsweise stark nutzt die Praxis schon die Generierung automatischer Zahlungsvorschläge. Was derzeit fehlt, ist eine EU-einheitliche Regelung für strukturierte Rechnungen. Die Verknüpfung der ER mit der Bestellung beim Lieferanten und die Kombination mit einem ER-Workflow birgt weiteres Potenzial für automatisierte Bearbeitung und Kontrollen, z.B. den 3way-match.
2. Rechnungserstellungs- und elektronischer Freigabeprozess Order-to-Cash (kurz: OtC)
OtC ist jener Prozess, der sich von der Bestellung des Kunden über die Auslieferung der Ware bzw. Dienstleistung bis zur Zahlung des Kunden erstreckt. Der Grad an Digitalisierung und Automatisierung ist hier i.d.R. höher als im PtP-Prozess.
Ist die Rechnung freigegeben, kann der Versand der Rechnungen elektronisch durchgeführt werden. Dann fallen nicht nur Porto- und Handlingkosten weg, der elektronische Versand führt auch zu einem schnelleren Zahlungseingang. Des Weiteren bedeutet dies einen besseren Kundenservice, denn das rechnungsempfangende Unternehmen muss die Rechnung nicht (mehr) manuell erfassen und kontrollieren und kann sie sofort elektronisch weiterverarbeiten. Das wiederum kann zur Kundenbindung beitragen. Ein weiterer Vorteil ist das reduzierte Fehlerpotenzial, wodurch wiederum die Wahrscheinlichkeit von Reklamationen sinkt.
In einem vollautomatisierten Workflow werden die Rechnungen in einem ERP-System erzeugt und anschließend automatisch archiviert. Somit ist die Rechnung schon bei der Erstellung digitalisiert und muss nicht erst eingescannt oder anderwärtig digitalisiert werden.
COVID-19: Welche Auswirkungen hat das Virus auf den Jahresabschluss 2020?
Gemäß § 204 Abs 2 UGB sind Vermögensgegenstände des Anlagevermögens (d.h. Sachanlagen, immaterielle Vermögensgegenstände, Finanzanlagen) bei voraussichtlich dauernder Wertminderung außerplanmäßig auf ihren niedrigeren beizulegenden Wert abzuschreiben. Eine voraussichtlich dauernde Wertminderung liegt nach herrschender Meinung bei abnutzbarem Anlagevermögen dann vor, wenn der beizulegende Wert voraussichtlich während eines erheblichen Teiles der Restnutzungsdauer unter dem Buchwert liegt.
Im Sachanlagevermögen wird der beizulegende Wert meist anhand der Wiederbeschaffungskosten für vergleichbare Vermögensgegenstände ermittelt. Eine vorübergehende Unterauslastung führt in der Regel nicht zu einer außerplanmäßigen Abschreibung, weil diese nur bei dauernder Wertminderung vorzunehmen ist.
Finanzanlagen können gemäß § 204 Abs 2 UGB auch dann außerplanmäßig abgeschrieben werden, wenn die Wertminderung voraussichtlich nicht von Dauer ist.
Bei Vorräten braucht es Abschreibungen bei mangelnder Veräußerungsfähigkeit, gesunkener Umschlagshäufigkeit oder erhöhten Lagerkosten und Auswirkungen auf die Ermittlung der Herstellkosten bei Vorliegen von überhöhten Gemeinkosten durch offenbare Unterbeschäftigung.
Bei Forderungen sind Wertberichtigungen bei gestiegenen Ausfallsrisiken oder möglicher Zahlungsschwierigkeiten von Kunden vorzunehmen, evtl. auch eine Steigerung des Prozentsatzes für Pauschalwertberichtigung.
Rückstellungen: Es sind Rückstellungen für Restrukturierungsmaßnahmen (falls zum Stichtag der entsprechende Beschluss und gut dokumentierte Pläne vorliegen und die Betroffenen informiert wurden) und Drohverlustrückstellungen für schwebende Verluste bei Verkaufs- und Einkaufs-Transaktionen zu dotieren.
Autor: Mag. Dr. Helmut Siller, MSc
Seminartipp! Bilanz und Jahresabschluss verstehen und interpretieren