Die meisten ExpertInnen wollen möglichst wenig Zeit in Besprechungen verbringen. Sie möchten Ihre Expertise anwenden und fachliche Probleme lösen. Führungskräfte, die selbst als ExpertInnen arbeiten, haben besonders wenig Zeit für Führung. Daher gibt es nur eine Lösung für die Kommunikation miteinander: In möglichst kurzer Zeit alles Notwendige klären. Wie kann es Ihnen gelingen, weniger Zeit für Kommunikation zu verwenden?
Bringen Sie es schnell auf den Punkt
Überlegen Sie vor Beginn jeder Besprechung, welches Anliegen Sie bei den jeweiligen Themen haben. Welche Information soll weitergegeben werden? Welches Problem soll gelöst werden? Welche Entscheidung soll getroffen werden? Schreiben Sie zu jedem Thema die Kernbotschaft oder die Kernfrage auf. Diese Sätze sind Ihr roter Faden für die Moderation der Besprechung.
Erzeugen Sie Bilder bei Ihrem Gegenüber
Wir Menschen können Bilder, Geschichten und Metaphern schneller verarbeiten und besser behalten als rein fachliche Information. Das gilt genauso für ExpertInnen, auch wenn viele sich gerne darin messen, wer mehr abstrakte Fachwörter verwenden kann. Sie können Gespräche viel kürzer halten, indem Sie zum Beispiel die möglichen Konsequenzen einer Entscheidung anhand eines Falles erklären.
Sprechen Sie klare Anliegen aus
Wenn Sie möchten, dass Menschen ein bestimmtes Verhalten setzen, sprechen Sie die Menschen direkt und spezifisch an: „Ich erwarte mir von Ihnen, dass Sie mir Ihre Vorschläge bis zum 12. März per E-Mail schicken.“ Das bewegt die Menschen mehr als: „Es wäre gut, wenn Sie Ihre Vorschläge möglichst bald schicken.“ Es kann sein, dass sich einzelne ExpertInnen gedrängt fühlen und Ihnen gleich sagen, dass sie das nicht machen werden. Das ist vielleicht im Moment unangenehm, aber noch immer besser als ohne Vorwarnung nichts zu bekommen.
Haben Sie keine Angst vor Widerstand
Es gibt viele Situationen, in denen sich ExpertInnen gegen zusätzlichen administrativen Aufwand wehren. Nehmen Sie diesen Widerstand nicht persönlich. ExpertInnen haben etwas sehr Wertvolles zu verteidigen: die professionelle Anwendung ihrer Expertise. Manchmal schießen sie dabei aus Gewohnheit über das Ziel hinaus. Überzeugen Sie durch ruhig formulierte Argumente. Das dauert weniger lang als eskalierte Streitgespräche.
Lassen Sie die Botschaft wirken
Geben Sie ExpertInnen Zeit, Veränderungen zu verdauen. Das kann bei kleinen Veränderungen zwei Stunden, bei großen Veränderungen aber auch zwei Monate dauern. Erwarten Sie nicht sofortigen Gehorsam, sondern überlegtes Nachgeben. Das spart Ihnen allen die Zeit, die Sie für lange Diskussionen brauchen würden.
Autor: Mag. Alfred Faustenhammer