Jeder Arbeitgeber ist gem § 39 Abs 1 AngG verpflichtet, bei Beendigung des Dienstverhältnisses dem Angestellten auf Verlangen ein schriftliches Zeugnis über die Dauer und die Art der Dienstleistung auszustellen.

Die wesentliche Funktion des Dienstzeugnisses besteht darin, dem Stellenbewerber als Nachweis über zurückliegende Arbeitsverhältnisse zu dienen, sodass dieser eine Auskunft über seine bisherige berufliche Laufbahn geben kann.

Dem künftigen Arbeitgeber dient das Dienstzeugnis als Informationsquelle über die Qualifikation des Bewerbers.

Inhalte eines Dienstzeugnisses

Das Dienstzeugnis hat die Dauer und die Art der Arbeitsleistung zu bescheinigen und muss vollständig, objektiv richtig und wahr sein. Es muss einerseits alle wesentlichen Tatsachen enthalten, die für die Gesamtbeurteilung des Arbeitnehmers von Bedeutung und für den Dritten von Interesse sind und andererseits soll es dem Arbeitnehmer die Erlangung eines neuen Arbeitsplatzes erleichtern, weshalb keine direkt oder auch nur unterschwellig für ihn nachteiligen Formulierungen enthalten sein dürfen.

Qualifiziertes Dienstzeugnis

Das Dienstzeugnis kann (muss aber nicht) auch eine Bewertung der Arbeitsleistung des Arbeitnehmers enthalten. Dann spricht man von einem sogenannten „qualifizierten Dienstzeugnis“, wobei auch ein solches für das Fortkommen des Arbeitnehmers nicht nachteilig sein darf.

Datenschutz und Verjährung

Der Anspruch auf Ausstellung eines Dienstzeugnisses verjährt mangels Vorliegens einer Sonderregelung gem § 1479 ABGB erst nach 30 Jahren. Vor diesem Hintergrund könnte man prima vista die Ansicht vertreten, dass der Arbeitgeber bis zur Ausstellung des Dienstzeugnisses bzw. längstens bis 30 Jahre nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses sämtliche Unterlagen aufbewahren darf, die für die Beurteilung des Arbeitnehmers erforderlich sind. Dies wird allerdings mit dem Grundsatz der Datenminimierung (Art 5 Abs 1 lit c DSGVO) nicht vereinbar sein. Der Arbeitgeber sollte das Dienstzeugnis daher unabhängig vom Verlangen des Arbeitnehmers unmittelbar nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses ausstellen (und zur Übergabe bereithalten) und sodann nur das Dienstzeugnis für die nächsten 30 Jahre aufbewahren. Aus Arbeitgebersicht sollte das Dienstzeugnis aber nach Tunlichkeit an den Arbeitnehmer ausgehändigt werden und der Arbeitgeber sollte sich die Übernahme bestätigen lassen und die Bestätigung zum Nachweis aufbewahren. Die personenbezogenen Daten, auf deren Grundlage das Dienstzeugnis erstellt wurde, sollten dagegen gelöscht werden, sofern nicht aus anderen Gründen eine Ausnahme von der Löschpflicht besteht (z.B. Aufbewahrung zur Rechtsverfolgung bzw. -verteidigung). Neben der gesetzlich normierten Verjährungsfrist von 30 Jahren ist in vielen Kollektivverträgen jedoch eine bestimmte Frist zur schriftlichen Geltendmachung vorgesehen. Bei Nichteinhaltung kommt es zum Verfall des Anspruches, also zum endgültigen Verlust des Anspruches auf Ausstellung eines Dienstzeugnisses und es besteht sodann keine Möglichkeit mehr, den Anspruch auf Ausstellung auf rechtlichem Weg geltend zu machen.

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