Um die Funktionsweise von Personalcontrolling zu verstehen, müssen wir zuerst einen Schritt zurückgehen und uns dem Begriff des Controllings widmen. Gleich vorweg – Controlling bedeutet nicht, wie oft fälschlich aus dem Englischen übersetzt, „Kontrolle“ sondern „Steuerung“. Im Unternehmenskontext bedeutet das, dass Controlling alle Informationen bereitstellt, die nötig sind, um die richtigen unternehmerischen Entscheidungen zu treffen.
Die Entscheidung selbst und deren Durchsetzung sind in weiterer Folge Kernaufgabe des Managements. Gemäß dem Leitbild der International Group of Controlling (IGC) leisten Controller als Partner des Managements einen wesentlichen Beitrag zum nachhaltigen Erfolg der Organisation. Um dieser Aufgabe adäquat nachkommen zu können, ist eine strikte Zukunftsorientierung notwendig. Die Kontrolle hingegen, die nur einen kleinen Teil des Controllings umfasst, ist vergangenheitsorientiert.
Aus den obigen Ausführungen können wir nun schließen, dass es beim Personalcontrolling nicht darum geht, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu kontrollieren, sondern dass es hier um ein größeres Ganzes geht. Themen wie Personalplanung, -beschaffung und -einsatz seien an dieser Stelle exemplarisch erwähnt.
Ein gutes Personalcontrolling hat vielfältige Nutzen:
- Die Harmonisierung von Unternehmenszielen und jenen des Personalbereiches
- Den Aufbau einer Transparenz für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
- Eine optimale Informationssteuerung
- Eine ökonomische Effektivität des Personalwesens
Personalcontrolling tritt in zwei verschiedenen Ausprägungen auf. Einerseits das faktororientiertes Personalcontrolling, bei dem es um die Steuerung des Personals geht und andererseits das prozessorientierte Personalcontrolling, bei dem die effiziente Aufstellung der Personalabteilung selbst im Vordergrund steht. Ein modernes und erfolgreiches Personalcontrolling muss beide Aspekte umfassen.
Um dieses Ziel zu erreichen, bedarf es der Ausrichtung der Tätigkeiten entsprechend folgender Fragestellungen:
- Was trägt das Personalwesen zur Wertschöpfung des Unternehmens bei?
- Wie sind diese Beiträge zu messen?
- Wie wird der Dienstleistungsgedanke integriert?
- Wie kann die Personalarbeit unternehmerischer gestaltet werden?
Viele Personalabteilungen in österreichischen Unternehmen stecken noch immer in den Belangen der Personaladministration fest. Vordergründiges Ziel muss es jedoch sein, die Administration so weit wie möglich zu automatisieren und sich mit den freigewordenen Zeitressourcen der Unternehmens- und in weiterer Folge der Abteilungsstrategie zu widmen.
Um seine Position am Markt abzusichern, muss jedes Unternehmen regelmäßig seine Erfolgspotentiale evaluieren. Das sind jene Produkte oder Dienstleistungen, mit denen in den kommenden Jahren Umsätze und hoffentlich auch Gewinne erzielt werden. Umgelegt auf den Personalbereich bedeutet das die kontinuierliche Überprüfung des unternehmerischen Humankapitals. Es muss festgelegt werden, welches Mitarbeiter-Knowhow und welche -struktur in den nächsten Jahren vonnöten ist, um die Strategie bestmöglich zu unterstützen.
Eine strikte Zukunftsorientierung verschafft der Personalabteilung einerseits eine bessere Positionierung innerhalb der Unternehmensorganisation, andererseits auch ausreichend Zeit, um sich auf neue Herausforderungen – Chancen wie Risiken – entsprechend einstellen zu können. Ziel ist es, agieren zu können und nicht reagieren zu müssen. Fehler im Personalbereich haben oft langfristige Auswirkungen und können sehr teuer werden.
Autorin: Dr. Karin Graser-Döll