Expertenteams haben wenig Freude an stundenlangen Besprechungen, denn sie bevorzugen es, schwierige fachliche Probleme zu lösen. Je knackiger die regelmäßigen Besprechungen sind, desto motivierter gehen Experten und Expertinnen an ihre Arbeit.
Leider tragen Expert:innen selbst auch immer wieder dazu bei, dass Besprechungen langatmig und unergiebig sind: sie verlieren sich gerne in operativen Details. Sie als Führungskraft können allgemeine Frustration vermeiden, indem Sie die folgenden fünf Punkte beachten:
Das passende Format
Bevor Sie den nächsten Jour fixe in Ihrer Abteilung oder Ihrem Team ansetzen, sollten Sie überlegen, welchen Zweck diese regelmäßige Abstimmung hat. Die Grundidee von Regelkommunikation ist immer dieselbe: Austausch der relevanten Information, Vorbereitung von Entscheidungen und eventuell gemeinsame Entscheidung.
Welcher Art von Austausch möchten Sie wie viel Zeit geben? Wählen Sie ein Format, das zu einem produktiven Austausch führt. Wie viel Zeit möchten Sie dafür verwenden, um Information an die Gruppe weiterzugeben? Wie lange soll jeder einzelne Mitarbeitende worüber berichten? Wie lange sollen, welche Themen diskutiert werden? Der Austausch über die fachlichen Probleme einzelner Personen ist schließlich nur für die Experten und Expertinnen interessant, die es gerade betrifft.
Eine straffe zeitliche Struktur
Sobald Sie ein solches Format definiert haben, erklären Sie die Gründe für die zeitliche Aufteilung und halten Sie sich gemeinsam daran. Achten Sie darauf, dass alle zu Wort kommen können, wenn Sie das in Ihrem Format vorgesehen haben. Wenn Sie jemanden in seiner Redezeit beschränken, erklären Sie Ihr Verhalten. Schließlich wollen Sie etwas Gutes für alle, nämlich möglichst viel Austausch in kurzer Zeit. Nicht alles kann in einem kurzen Meeting geklärt werden, aber für die meisten Themen braucht es auch nicht die Anwesenheit aller. Die Probleme können auch später in einer kleineren Runde gelöst werden.
Die gezielte Vorbereitung
Falls Sie ein möglichst ineffektives Meeting gestalten möchten, dann eröffnen Sie die Besprechung mit den folgenden Worten: „Wer von Euch hat ein Thema?“. Das führt zu endlosen Diskussionen über immer wieder dieselben strittigen Punkte. Die Verantwortung dafür tragen Sie, weil Sie nichts vorbereitet haben. Sammeln Sie vor dem Termin nicht nur Stichworte zu Themen ein, sondern planen Sie Tätigkeiten in der folgenden Form ein:
- Information über den Stand des Projekts EBC weitergeben
- Gemeinsam über neue Sitzordnung entscheiden
- Erste Ideen für die Gestaltung des Eingangsbereichs sammeln
Zupackende Moderation
Wenn Sie als Führungskraft eine Runde von Experten und Expertinnen moderieren, dann fühlt sich das möglicherweise so an, wie einen Haufen Flöhe zu hüten. Alle haben was zu sagen und möchten allen etwas erklären. Auch wenn Besprechungen unbeliebt sind, haben viele Expert:innen keine Hemmung ungefragt einen zehnminütigen Monolog zu halten. Sie können den Erfolg der Besprechungen nur dann garantieren, wenn Sie das Wort nicht nur erteilen, sondern bei Bedarf auch wieder entziehen.
Ein Protokoll über To-dos und Entscheidungen
Viele Teams neigen zu einem der beiden Extreme: Entweder es wird gar nichts schriftlich festgehalten oder aber ein detailliertes Gesprächsprotokoll erstellt. Wählen Sie die goldene Mitte: Erfassen Sie noch während des Meetings alle Entscheidungen, die getroffen und alle Maßnahmen, die vereinbart wurden. Wenn Sie dieses Protokoll auch gleich nach dem Meeting allen Teammitgliedern zur Verfügung stellen, dann können alle sofort damit arbeiten.
Ein pünktliches Ende
Die Verlockung ist groß, das Jour fixe jede Woche ein Stück länger laufen zu lassen als geplant. Immer im Glauben, dass der eine letzte wichtige Punkt dann vielleicht doch noch geklärt werden könnte. Wenn das bei allen Besprechungen in Ihrer Organisation so gemacht wird, demotiviert das Expertenteams ganz besonders, da sie immer weniger Zeit für ihre operativen Aufgaben haben. Sobald sich die Teilnehmenden daran gewöhnt haben, dass die Zeit nicht überzogen wird, werden sie selbst darauf achten, dass die wichtigen Themen gleich am Anfang der Besprechung angesprochen werden.
Autor: Mag. Alfred Faustenhammer
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