Einstieg in eine Besprechung
Der Leiter/die Leiterin einer Besprechung oder eines Team-Meetings sollte zunächst die eigene Rolle erklären. Alle Teilnehmenden sollten Kenntnis über die Zuständigkeit der Moderator/in erhalten. Regeln können definiert werden – etwa ausreden lassen, zuhören, keine Mobiltelefone, alle fassen sich kurz – damit Sie sich im Falle einer Störung jederzeit darauf berufen können.
Fokussierung
Den Teilnehmenden wird die Problemstellung bewusst gemacht – etwa durch eine Präsentation aktueller Zahlen oder Kurzreferaten von Erfahrungsträgern.
Informieren Sie die Teilnehmer/innen, aber überfordern Sie sie nicht! Sorgen Sie dafür, dass alle auf dem gleichen Informationsstand stehen und geben Sie ihnen nur so viel Information wie nötig ist, um in der Besprechung oder im Workshop qualifiziert mitarbeiten zu können.
Ziel definieren
Einigen Sie sich mit den Teilnehmer/innen über das zu bearbeitende und erreichende Ziel.
Auf Widerstände reagieren
Die Arbeit mit der Zukunft, dem Neuen und Unbekannten, aber auch die Befürchtung Fehler zu machen erzeugt bei vielen Menschen Ängste. Aus Ängsten resultiert besonders zu Beginn der Teamarbeit eine statusorientierte Kommunikation. Der Moderator oder die Moderatorin eines Meetings sollte diese Statusorientierung abbauen und dafür eine problemorientierte Offenheit fördern.
Zum Beispiel kann bei heiklen oder vertraulichen Themen die Arbeit in Untergruppen verlagert werden. Dort wird meist offener gesprochen und auch eher zur Schweigsamkeit neigende Teilnehmer/innen können besser integriert werden.
Sind die Widerstände der Teilnehmer/innen sehr stark ausgeprägt, kann ein direktes Ansprechen und eine Klärung der Situation sowie ihrer Ursachen Wunder wirken und der Beginn einer konstruktiven Diskussion sein.
Mit Störungen umgehen: Störungen haben Vorrang, denn Störungen blockieren den Kommunikationsprozess und behindern die Sitzung. Nur wenn eine Störung gleich angesprochen und beseitigt wird, kann eine dauerhafte Beeinträchtigung der Teamarbeit verhindert werden.
Abschluss einer Sitzung
Jetzt erfolgt ein Rückblick sowohl auf den Prozess als auch auf die Inhalte, Ergebnisse und die persönliche Stimmung/Zufriedenheit der Teilnehmenden.
Geben Sie einen Ausblick darauf, wie mit den Ergebnissen weitergearbeitet wird und informieren Sie die Teilnehmenden über die nächsten Schritte, bzw. legen Sie diese fest.
Erfolgreiche Nachbereitung
Lassen Sie den Teilnehmer/innen die wichtigsten Ergebnisse und die beschlossenen Maßnahmen, sowie den Tätigkeitskatalog zeitnah zukommen.
Autorin: Daniela Zeller
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