Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen, die über umfangreiche Expertise verfügen, sprechen gerne ausführlich über ihre fachlichen Probleme, aber möchten vielfach möglichst wenig Zeit für administrative oder organisatorische Probleme verwenden.
Sie wollen deren Einstellung ändern? Sparen Sie sich diese vergebliche Mühe! Es wird Ihnen wahrscheinlich nicht gelingen. Üben Sie sich viel mehr in der Gabe prägnante Gespräche zu führen, damit sich die Experten und Expertinnen mit Freude am Gespräch beteiligen. Ich stelle Ihnen hier fünf Maßnahmen vor, die Ihre Gespräche prägnanter und somit kürzer machen:
1. Bereiten Sie sich auf alle Gespräche vor
Ganz gleich, ob ein Vieraugengespräch oder eine Abteilungsbesprechung ansteht, haben Sie vermutlich eine Menge Information im Kopf, die Sie weitergeben möchten. Versetzen Sie sich in die Perspektive Ihrer Gesprächspartner:innen. Sortieren Sie in der Vorbereitung alles aus, was aus deren Sicht weniger bedeutsam sein könnte. Denken Sie daran, dass die Expert:innen vermutlich weniger Interesse an internen Richtlinien, Prozessbeschreibungen oder Statistiken haben als Sie in der Position als Führungskraft.
2. Finden Sie den Nutzen für die Führungskräfte
Experten und Expertinnen haben eine Leidenschaft für das Lösen fachlicher Probleme. Überlegen Sie daher bei jedem Thema, welchen Nutzen, die Expert:innen aus der Besprechung dieses Themas für ihre Arbeit haben. Angenommen, Sie kündigen an, dass demnächst ein internes Audit durchgeführt wird. Das ist eine Information, die bei den meisten Expert:innen nicht nur Desinteresse, sondern möglicherweise sogar Unmut auslösen wird. Suchen Sie gezielt nach dem Nutzen des Audits für die Mitarbeitenden und beschreiben Sie diesen in gut nachvollziehbarer Form.
3. Übersetzen Sie Ihre Information in Botschaften
In Organisationen wird ständig eine Unmenge an Information weitergegeben. Es wird verkündet, dass eine Umstrukturierung ansteht, neue Richtlinien erlassen und Beschlüsse gefasst wurden. Was ist die Bedeutung dieser Nachrichten für die Menschen, die Sie führen? Wie werden sich diese Nachrichten auf deren tägliche Arbeit auswirken? Wenn es Ihnen gelingt aus einer Flut von Information leicht fassbare Botschaften zu gestalten, dann werden die Expert:innen gerne an Besprechungen mit Ihnen teilnehmen.
4. Starten Sie mit der schlechten Nachricht
Gehören auch Sie zu den Führungskräften, die sich die schlechten Nachrichten bis zum Schluss des Gesprächs aufheben? Das Gespräch plätschert zunächst an der Oberfläche dahin, bis schließlich für die brisanten Themen keine Zeit bleibt? Das könnte dazu führen, dass Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen das Gespräch verärgert und unzufrieden verlassen. Besprechungen dauern weniger lang, wenn Sie gleich mit den kontroversiellen Themen beginnen. Sie haben außerdem eine größere Chance, bis zum Ablauf der Gesprächszeit doch noch zu einer zufriedenstellenden Einigung zu kommen.
5. Kündigen Sie am Anfang einen Zeitplan an
Als Führungskraft können Sie gezielt Einfluss auf den Verlauf des Gesprächs nehmen, indem Sie gleich zu Beginn eine zeitliche Struktur ankündigen. Ich empfehle das nicht nur bei Besprechungen mit mehreren Personen anzuwenden, sondern auch bei Gesprächen unter vier Augen. Bei einem Mitarbeitergespräch können Sie etwa Folgendes sagen: „Ich möchte mit Dir die ersten zwanzig Minuten über den Verlauf des vergangenen Jahres sprechen. Die restliche Zeit möchte ich mich mit Dir über Deine Entwicklungsmöglichkeiten und unsere Zusammenarbeit im nächsten Jahr austauschen.“
Alle Maßnahmen, die ich vorgeschlagen haben, betreffen die Vorbereitung oder den Beginn des Gesprächs. Da Sie gut vorbereitet in die Gespräche gehen, wird es nicht mehr notwendig sein, während des Gesprächs Druck zu machen oder zu hetzen.
Welche der Maßnahmen möchten Sie ausprobieren? Ganz gleich wo sie ansetzen, werden Sie merken, dass die Gespräche nicht nur kürzer, sondern auch ergebnisreicher werden. Die Experten und Expertinnen kehren nach den Gesprächen mit Ihnen mit mehr Motivation zu den Tätigkeiten zurück, die sie am liebsten machen: Probleme lösen, Fälle bearbeiten, Erfindungen machen oder Menschen helfen.
Autor: Mag. Alfred Faustenhammer
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